Privacyverklaring ARIVIC - Workplace Safety

Laatst bijgewerkt: juni 2026

ARIVIC - Workplace Safety respecteert de privacy van bezoekers van onze webshop, klanten, zakelijke relaties en andere personen van wie wij persoonsgegevens verwerken. Wij behandelen persoonsgegevens zorgvuldig en verwerken deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna: de AVG, en andere toepasselijke privacywetgeving.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens gebruiken, op welke wettelijke grondslag wij dit doen, hoe lang wij de gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

ARIVIC - Workplace Safety is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

ARIVIC - Workplace Safety B.V.
Adres: Melkerijstraat 38
Postcode en plaats: B-2900, Schoten, België
Ondernemingsnummer: 0457840889
Btw-identificatienummer: BE0457840889
Website: https://www.arivic.be/
E-mailadres: info@arivic.be
Telefoonnummer: +32 (0)36520500

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop u onze webshop gebruikt, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• uw voor- en achternaam;

• uw bedrijfsnaam;

• uw functie of afdeling;

• uw factuuradres en afleveradres;

• uw e-mailadres;

• uw telefoonnummer;

• uw klant- en accountgegevens;

• uw bestelgeschiedenis;

• gegevens over bestelde producten;

• uw betaal- en factuurgegevens;

• uw btw-nummer en KvK-nummer;

• correspondentie en gegevens die u verstrekt wanneer u contact met ons opneemt;

• uw IP-adres;

• technische gegevens over uw apparaat, browser en internetverbinding;

• gegevens over het gebruik van onze website;

• cookievoorkeuren en, na toestemming, gegevens die via analytische of marketingcookies worden verzameld.

Wij vragen u om geen persoonsgegevens aan ons te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor het afhandelen van uw bestelling, aanvraag of communicatie.

3. Verwerkingsdoeleinden, grondslagen en bewaartermijnen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een doel en een geldige wettelijke grondslag bestaan.

3.1 Bestellingen verwerken en leveren

Wij verwerken uw naam, bedrijfsnaam, contactgegevens, factuuradres, afleveradres, bestelgegevens en eventuele bezorginstructies om:

• uw bestelling te registreren;

• de overeenkomst met u uit te voeren;

• de bestelling te verzamelen en verzenden;

• u te informeren over de levering;

• retourzendingen, garanties en klachten af te handelen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met u of het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

Bewaartermijn: bestelgegevens worden in beginsel tot zeven jaar na afloop van het boekjaar waarin de bestelling is afgehandeld bewaard, voor zover deze onderdeel uitmaken van onze fiscale administratie. Overige niet-fiscaal noodzakelijke bestel- en leveringsgegevens verwijderen wij zodra deze niet meer nodig zijn, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een garantie, geschil of wettelijke verplichting.

3.2 Offertes en zakelijke aanvragen

Wanneer u een offerte aanvraagt, verwerken wij uw naam, bedrijfsnaam, contactgegevens en informatie over uw aanvraag om een offerte op te stellen, hierover contact met u op te nemen en eventueel een overeenkomst voor te bereiden.

Grondslag: het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Wanneer een offerte niet tot een overeenkomst leidt, kunnen wij bepaalde gegevens tijdelijk bewaren op basis van ons gerechtvaardigde belang bij een goede administratie en opvolging van aanvragen.

Bewaartermijn: offertes en bijbehorende correspondentie worden maximaal twee jaar na het laatste contact bewaard, tenzij de offerte leidt tot een overeenkomst of een langere bewaring noodzakelijk is vanwege een juridisch geschil of wettelijke verplichting.

3.3 Betalingen verwerken

Wij verwerken betaalgegevens om betalingen te ontvangen, te controleren en aan een bestelling of factuur te koppelen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen.

Bewaartermijn: financiële gegevens, betaalgegevens en facturen worden minimaal zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar bewaard. Voor gegevens waarvoor wettelijk een langere termijn geldt, hanteren wij die langere termijn.

Volledige betaalkaartgegevens worden in beginsel niet door ARIVIC - Workplace Safety zelf opgeslagen. Deze worden verwerkt door de door ons gebruikte betaalprovider.

3.4 Financiële administratie en belastingverplichtingen

Wij verwerken bestel-, klant-, betaal- en factuurgegevens voor onze boekhouding, belastingaangiften, accountantscontroles en andere wettelijke administratieve verplichtingen.

Grondslag: het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Bewaartermijn: de basisgegevens van onze financiële administratie, waaronder facturen, debiteuren- en crediteurenadministratie en in- en verkoopadministratie, worden minimaal zeven jaar bewaard. Wanneer een bijzondere wettelijke bewaartermijn van toepassing is, bijvoorbeeld voor bepaalde gegevens over onroerende zaken of gegevens die onder een bijzondere btw-regeling vallen, kan een bewaartermijn van tien jaar gelden.

3.5 Klantaccounts

Wanneer u een klantaccount aanmaakt, verwerken wij uw account-, contact-, adres- en bestelgegevens om het account beschikbaar te stellen en te beheren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor het gebruik van het klantaccount.

Bewaartermijn: accountgegevens worden bewaard zolang uw account actief is. Na verwijdering of langdurige inactiviteit van het account verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij wij bepaalde gegevens vanwege een bestelling, factuur, geschil of wettelijke verplichting langer moeten bewaren.

U kunt verzoeken uw account te verwijderen door contact op te nemen via info@arivic.be.

3.6 Klantenservice, vragen en klachten

Wanneer u telefonisch, per e-mail, via een contactformulier of op een andere manier contact met ons opneemt, verwerken wij uw contactgegevens en de inhoud van uw bericht om uw vraag, verzoek of klacht te behandelen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst wanneer uw vraag betrekking heeft op een bestelling of overeenkomst. In andere gevallen baseren wij de verwerking op ons gerechtvaardigde belang bij het beantwoorden van vragen, het verlenen van klantenservice en het verbeteren van onze dienstverlening.

Bewaartermijn: algemene correspondentie wordt in beginsel maximaal twee jaar na afronding van de vraag of klacht bewaard. Correspondentie die onderdeel is van een overeenkomst, garantieclaim, juridisch dossier of financiële administratie kan langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

3.7 Garantie, retourzendingen en geschillen

Wij verwerken bestelgegevens, contactgegevens, correspondentie, foto’s en andere relevante informatie om retourzendingen, garantieaanspraken, schadeclaims en geschillen te behandelen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigde belang bij het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Bewaartermijn: gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling van het dossier en gedurende de toepasselijke wettelijke verjarings- of garantietermijn. Wanneer gegevens onderdeel uitmaken van de fiscale administratie, geldt een bewaartermijn van minimaal zeven jaar.

3.8 Beveiliging en voorkoming van fraude en misbruik

Wij kunnen technische gegevens, logbestanden, IP-adressen, bestelgegevens en communicatiegegevens verwerken om onze webshop te beveiligen, misbruik te voorkomen, verdachte transacties te onderzoeken en fraude tegen te gaan.

Grondslag: ons gerechtvaardigde belang bij de beveiliging van onze systemen, de bescherming van onze onderneming en klanten en het voorkomen van fraude en misbruik.

Bewaartermijn: beveiligings- en loggegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De concrete termijn is afhankelijk van het doel en de aard van het logbestand. Bij een beveiligingsincident, fraudeonderzoek of juridisch geschil kunnen relevante gegevens langer worden bewaard.

3.9 Verbetering van de webshop

Wij kunnen gegevens over het gebruik van onze webshop gebruiken om technische problemen vast te stellen, statistieken samen te stellen en onze website en dienstverlening te verbeteren.

Voor privacyvriendelijk ingestelde en strikt noodzakelijke statistieken kan de verwerking, afhankelijk van de gebruikte inrichting, worden gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang. Voor analytische technieken waarvoor toestemming is vereist, worden gegevens pas verwerkt nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van het gebruikte type cookie of analysetechniek.

Bewaartermijn: de bewaartermijn is afhankelijk van de gebruikte analysetool en cookie-instellingen. De actuele termijnen staan vermeld op onze aparte cookiepagina.

3.10 Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Wanneer u zich uitdrukkelijk voor onze nieuwsbrief heeft aangemeld, verwerken wij uw naam en e-mailadres om u nieuws, productinformatie en aanbiedingen toe te sturen.

Grondslag: toestemming.

Wanneer de wet toestaat dat wij bestaande klanten informeren over eigen, soortgelijke producten of diensten, kan de verzending worden gebaseerd op ons gerechtvaardigde commerciële belang. U krijgt daarbij altijd een eenvoudige mogelijkheid om u af te melden.

Bewaartermijn: uw gegevens worden bewaard totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt. Wij kunnen een minimale registratie van uw afmelding bewaren om te voorkomen dat u opnieuw ongevraagd wordt aangeschreven.

U kunt zich afmelden via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief of door een e-mail te sturen naar info@arivic.be.

4. Verplichte en vrijwillige verstrekking

Voor het plaatsen en uitvoeren van een bestelling hebben wij bepaalde persoonsgegevens nodig, zoals uw naam, factuuradres, afleveradres, e-mailadres en betaalgegevens. Wanneer u deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij de bestelling mogelijk niet aannemen of uitvoeren.

Het verstrekken van gegevens voor nieuwsbrieven en niet-noodzakelijke cookies is vrijwillig. Het weigeren of intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de mogelijkheid om noodzakelijke onderdelen van onze webshop te gebruiken.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met externe partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Het kan onder meer gaan om de volgende categorieën ontvangers:

• bezorgdiensten, transporteurs en logistieke partners;

• betaalproviders, banken en financiële instellingen;

• onze boekhouder, accountant of belastingadviseur;

• hostingproviders en beheerders van de webshop;

• IT-dienstverleners en systeembeheerders;

• leveranciers van bedrijfssoftware, administratie- en CRM-systemen;

• e-mail-, contactformulier- en nieuwsbriefdienstverleners;

• analyse- en cookiedienstverleners, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat;

• leveranciers of fabrikanten, wanneer rechtstreekse levering of afhandeling van een garantieclaim noodzakelijk is;

• incassobureaus, juridisch adviseurs en verzekeraars;

• overheidsinstanties, toezichthouders, politie of de Belastingdienst, wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij delen alleen de persoonsgegevens die voor de betreffende dienstverlening noodzakelijk zijn. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Externe partijen die zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens, verwerken deze gegevens volgens hun eigen privacyvoorwaarden.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

ARIVIC - Workplace Safety streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, hierna: de EER, te laten verwerken.

Sommige door ons gebruikte dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens verwerken in een land buiten de EER. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij internationale aanbieders van hosting, cloudsoftware, e-maildiensten, analysetools of nieuwsbrievensoftware.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat en dat passende waarborgen worden toegepast. Afhankelijk van het betreffende land en de dienstverlener kan dit onder meer bestaan uit:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

• goedgekeurde standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie;

• aanvullende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;

• een andere wettelijk toegestane doorgiftevoorziening.

Wanneer een Amerikaanse dienstverlener onder het EU-VS Data Privacy Framework valt, kan de doorgifte op het bijbehorende adequaatheidsbesluit worden gebaseerd, voor zover de betreffende dienstverlener daarvoor geldig is gecertificeerd.

U kunt via info@arivic.be meer informatie opvragen over doorgiften buiten de EER en de daarbij gebruikte waarborgen.

Controlepunt vóór publicatie: controleer bij de gebruikte hostingprovider, webshopsoftware, e-maildienst, betaalprovider, analyseprogramma’s, Cookiebot en eventuele nieuwsbriefsoftware of persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt en pas deze paragraaf zo nodig aan.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

ARIVIC - Workplace Safety neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking, misbruik en andere onrechtmatige verwerkingen.

Afhankelijk van de aard van de verwerking kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit:

• beveiligde verbindingen met SSL/TLS;

• passende toegangsbeveiliging en autorisaties;

• sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, meervoudige authenticatie;

• beperking van toegang tot medewerkers en dienstverleners die de gegevens nodig hebben;

• actuele beveiligingsupdates voor systemen en software;

• back-ups en herstelvoorzieningen;

• beveiliging tegen malware en onbevoegde toegang;

• logging en controle van toegang tot systemen;

• afspraken over vertrouwelijkheid met medewerkers en dienstverleners;

• periodieke beoordeling van beveiligingsrisico’s en maatregelen.

Geen enkel systeem kan volledige veiligheid garanderen. Wanneer u vermoedt dat persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd of dat sprake is van misbruik, verzoeken wij u direct contact met ons op te nemen via info@arivic.be.

8. Cookies

Onze webshop maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Noodzakelijke cookies worden gebruikt om de webshop technisch goed en veilig te laten functioneren. Voor analytische, voorkeurs- en marketingcookies vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk verplicht is.

Wij gebruiken Cookiebot voor het beheren en registreren van cookievoorkeuren. Via de Cookiebot-instellingen kunt u uw toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken.

Een actueel overzicht van de gebruikte cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen vindt u op onze afzonderlijke cookiepagina:

[Link naar Cookiebot-cookieverklaring invoegen]

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór het intrekken van de toestemming hebben plaatsgevonden.

9. Intrekken van toestemming

Wanneer wij persoonsgegevens op basis van uw toestemming verwerken, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• niet-noodzakelijke cookies;

• de nieuwsbrief, wanneer deze op toestemming is gebaseerd;

• andere vrijwillige verwerkingen waarvoor wij specifiek toestemming hebben gevraagd.

Cookievoorkeuren kunt u aanpassen via de Cookiebot-instellingen op onze website. Voor de nieuwsbrief kunt u gebruikmaken van de afmeldlink in iedere nieuwsbrief. U kunt uw toestemming ook intrekken door een e-mail te sturen naar info@arivic.be.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die plaatsvonden voordat u uw toestemming introk, blijven rechtmatig.

10. Uw privacyrechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Recht op inzage

U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en voor welke doeleinden wij deze gebruiken.

Recht op correctie

U kunt ons verzoeken onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen.

Recht op verwijdering

U kunt ons in bepaalde situaties verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit recht geldt niet onbeperkt. Wij kunnen gegevens bijvoorbeeld niet verwijderen wanneer wij deze nog nodig hebben om aan een wettelijke bewaarplicht te voldoen of een rechtsvordering te behandelen.

Recht op beperking van de verwerking

U kunt ons in bepaalde gevallen verzoeken het gebruik van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

Recht op dataportabiliteit

Voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt, kunt u verzoeken de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen. Waar dit technisch mogelijk is, kunt u ons verzoeken deze gegevens rechtstreeks aan een andere organisatie over te dragen.

Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen een verwerking die is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang. Wij stoppen dan met de verwerking, tenzij wij zwaarwegende gerechtvaardigde gronden hebben om deze voort te zetten of de gegevens nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken. Na uw bezwaar gebruiken wij uw persoonsgegevens niet meer voor dat doel.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken.

11. Een privacyverzoek indienen

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit of bezwaar sturen naar:

info@arivic.be

Vermeld bij uw verzoek duidelijk op welk recht u een beroep doet en op welke persoonsgegevens het verzoek betrekking heeft.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken waarmee wij uw identiteit kunnen controleren. Verstrek niet op eigen initiatief een volledige kopie van uw identiteitsbewijs. Wanneer een identiteitsbewijs noodzakelijk is, informeren wij u hoe u niet-noodzakelijke gegevens veilig kunt afschermen.

Wij reageren zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Dit komt doorgaans neer op ongeveer vier weken. Bij complexe of meerdere verzoeken mag deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wanneer wij de reactietermijn verlengen, informeren wij u daar binnen één maand over en leggen wij uit waarom meer tijd nodig is.

In bepaalde gevallen kunnen wij een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt, de rechten van anderen moeten worden beschermd of een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. Wij motiveren een eventuele weigering.

12. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@arivic.be. Wij proberen uw klacht zorgvuldig en in overleg met u op te lossen.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger

Het indienen van een klacht bij de Autoriteit Gegevensbescherming laat andere administratieve of gerechtelijke rechtsmiddelen onverlet.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

ARIVIC - Workplace Safety neemt in beginsel geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Wanneer wij in de toekomst dergelijke geautomatiseerde besluitvorming toepassen, informeren wij u vooraf over de werking, het belang en de verwachte gevolgen daarvan.

14. Websites van derden

Onze webshop kan links bevatten naar websites of diensten van derden. ARIVIC - Workplace Safety is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze externe partijen. Wij adviseren u de privacyverklaring van de betreffende website of dienstverlener te raadplegen.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

ARIVIC - Workplace Safety kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze bedrijfsvoering, webshop, dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt altijd op onze website gepubliceerd. Bovenaan deze privacyverklaring staat wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij ingrijpende wijzigingen kunnen wij u aanvullend informeren, wanneer dit redelijkerwijs mogelijk of wettelijk vereist is.

Laatst bijgewerkt: juni 2026